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第38章 团队的执行力决定成败(2)

例如,伊利集团为了鼓励员工不断发展,实行技术和管理双轨晋升制度,为专业技术人员和管理人员分别建立了各自的晋升制度,使每一位员工都能根据自己的专长、个性、兴趣和经验选择职业生涯和发展方向,并通过培训和个人努力不断找到新的机会。2001年,伊利集团发布实施《集团公司培训制度》为员工不断提升个人知识和技能,进而为获得终身职业竞争能力提高了制度保障。2002年,伊利集团又与南开大学、清华大学等合作,为中层管理人员和后备人员进行为期1年的在职MBA培训,使管理人员的个人职业生涯规划和公司的发展需求实现有机结合。

4.使用激励政策

恰当的激励是促进团队凝聚力的最好方法。但是激励机制也要使用恰当,如果激励机制不能使团队成员的行动和团队目标吻合,那么,这种激励就是无效的。虽然胡萝卜加大棒式的管理方式在中国非常普遍,但是如果把员工的需要和团队的目标有机地结合在一起,会更有效地激励团队成员。例如,给团队成员更大自主权,使任务富有挑战性等。把员工的成绩与团队的业绩结合起来,制定薪酬制度,促进团队整体执行力的提高。

5.领导者要起到表率作用

“领导”的职责无非两条,一个是“领”,就是要率先垂范,以身作则,不搞特权,充分发挥领导的模范和带头作用。一个是“导”,就是要把握方向和大局,及时解决遇到的各种矛盾和问题,纠正出现的偏差和错误,积极引导广大员工朝着正确的方向前进,促进企业的发展。作为一个团队的领导,一定要以身作则,对所负责的事情一定要坚定不移地执行到底,不能因为遇到困难就止步不前。

要提高执行力,作为中层领导干部要充分发挥“桥梁”作用。吃透上级的命令指示,把领导的意图完完整整地传达给职工,又要结合实际,把落实过程中出现的问题及时全面地向领导汇报。

6.制定合情合理的制度,以便执行力能有效地执行下去

制定制度的目的不能只是为了约束员工,合情合理的制度不仅对企业环境氛围有作用,还能提高员工工作的积极性。一个好的制度如果能反映规律、符合规律、遵循规律,才可能得到认同和遵守,才可能真正具有根本性、全局性、稳定性和长期性。好的制度建设一定要有广泛参与性,能广泛地听取各方面意见,使制度能够反映大多数人的意志,能赢得员工的广泛理解和支持,从而使员工自觉遵守。一个好的制度一定得非常详细,这样才更容易执行。一个好的制度也一定是简便易行的,这样执行起来才有效率。

执行流程不畅的原因

要推进管理创新、全面提升执行力,团队不仅要积极培育执行文化、构建执行机制,更要打造敏捷的流程。

当前,随着市场竞争日益走向深入,要全面满足用户多样化的市场需求,及时应对各种市场挑战,团队就应该适时转变管理思路和管理方式,调整团队组织架构,整合企业资源,建立以市场和客户为导向的更加快捷的业务流程,提高执行效率,降低管理成本,全面增强企业竞争力。可以说,在执行机制保障有力的情况下,打造敏捷流程是团队提升执行力的关键因素之一,也是企业做大做强的有效途径。阿里巴巴总裁马云有一句话说:阿里巴巴不是计划出来的,而是“现在、立刻、马上”干出来的。如果我们每个员工严格按照制度的要求,按照流程要求去工作,不互相推诿、不拖拉懈怠、尽心尽职,团结协作,将每一个流程的工作都落实到实处,将每一件任务都不折不扣地完成,这样的公司何愁不能发展壮大呢?

拥有一个好的流程对于成员完成任务有着非常重要的作用。好的流程规定了每一个职能和岗位在每一个流程中要做的事情和要求达到的标准,把所有的流程对于一个职能的要求和标准归纳起来,就形成了某一个岗位的具体职责。这样一个员工进入到某一个岗位后,只要按照这些可操作性很强的具体职责来做事,执行力自然就加强了。但是,我们有时候会看到,一些企业经常在说要加强执行力,并且也知道自己公司目前的执行力还比较弱,企业有些命令不能执行下去,但却一直找不到执行力弱的原因。其实,很可能问题就出在执行流程上,如果执行流程出了问题,就会大大影响团队的执行力。一个团队的执行流程不畅,主要出于以下几方面原因。

第一,一些执行者过于自由散漫,不按制度做事,结果使命令或政策在执行过程中出现停滞状态,可能造成很大的损失。

在2009年4月10日的上午,太原火车西站派出所附近一家汽车维修铺发生了油箱爆炸事故,造成了一死一伤的惨剧,最后调查结果表明,这是因为该维修铺的一名维修工人违规操作导致的。那名工人当时在给卡车焊接油箱。按照正确的操作流程,必须在油箱放干汽油后,对油箱不停抽气的情况下,才能对油箱进行焊接。虽然这名员工把抽气管放进油箱里,却没有打开气泵。结果,因为油箱内残余汽油挥发,遇到焊接时产生的高温,便立即发生了爆炸。

这就是因为不按流程办事造成的结果。同样作为企业或团队中成员,如果不按流程操作,私自违反规定去做事,很可能会导致工作发生紊乱,造成团队整个执行流程不畅。

第二,一个企业或团队内各个部门要通力合作,各个环节要密切配合,否则缺乏沟通,工作出现脱节现象,也会影响到执行的顺畅性。有些企业忽略了沟通,命令下达到每个部门后,每个部门就根据自己的想法去做事情,各干各的,部门之间不相往来和沟通,有些涉及两个部门需要合作的地方,也惰于交流,根本不考虑和其他团队交流合作,到最后,生产出的产品和预期想要达到的标准相差遥远。

例如,一家企业想要制作冰箱,一个部门负责外壳制作,另一个部门负责零件的选配,两个部门没有协调好,生产出来的冰箱壳的尺寸要么过小要么过大。结果,因为产品不符合标准,装配环节就没有办法进行,给企业带来了巨大的损失。

还有可能生产环节和销售环节脱节,生产产品的员工不懂得市场,做出的产品根本不符合客户的需求,不符合标准。这样销售部门就销不出去产品。销售出现问题,就会影响到产品的生产,结果会导致整个生产停滞下来,这样不仅给企业带来了巨大损失,也会影响到员工个人的薪酬待遇。如果销售人员和生产部门的人进行良好的沟通和交流,生产部门的人就知道哪些问题非常重要不能犯,犯了哪些问题对销售没有影响,那么生产人员就能知道好的产品应该是怎样的。而如果生产部门去主动问销售部门,把自己的疑惑提出来,让销售人员给以解答,那么,整个流程也能顺畅无阻。

第三,一项任务如果出现多个人指挥,也会使执行流程不顺畅。因为每个人的想法都不一样,不同的人有不一样的标准,不一样的预期结果。一项任务由几个人指挥,这个人让那样做,然后下一个指挥者又要命令成员按照另一种方式去做,第三个指挥又要换工作方式,如此下去,这项任务就停滞不前。任务无法执行下去,拖一天,就会给团队造成一天的损耗,非常不利于企业发展。

第四,企业各个员工分工不明确,职责不清。执行任务时相互扯皮,推卸责任,谁都想少做事情,少负责任,这也不利于执行流程的顺畅进行。

第五,在执行过程中,出现利益不公平现象。有的人多做了事情却没有得到应有的回报,那么,就会挫败执行者的积极性,他们在执行任务时就会松懈下来,执行的质量就会欠缺很多。

第六,缺乏监督检查机制。一项任务要执行得好,还需要有监管部门的监督。监督部门的有效监督无形中给执行者施加压力,使执行者能按照上级指示,不打折扣地执行下去。如果监督不力,执行者就可能自我松懈,执行任务时就会缩水,执行力度不够,到最后,命令不能执行下去。

优化执行流程

在企业中我们常常会听到这些抱怨:这不是我们部门的职责,出问题和我们没关系;这些乱七八糟的事情,怎么他们不管?他们不管,我也不管;这件事我不知道,没有人告诉过我;我们一直是这么做的;很多事情都需要我们全程跟催,不跟催就办不成事情;本来是他们的职责,常常要我们求他们办事;为什么我们的交货期总是比竞争对手慢。这些问题在国内企业相当普遍。经济形势好的时候,很多企业处于超负荷运转状态,管理者在业务上忙得不亦乐乎,对于这些流程问题视而不见,即便认识到问题的严重性,也根本无暇顾及。此外,在业务繁忙的时候,大规模的修改或调整流程尤其是业务流程,很容易导致混乱的局面,影响正常业务运转,流程提升与变革存在较大的风险,决策者一般不敢也不会在这个时候对流程进行大手术。

但随着市场环境的变化,很多企业的业务出现停滞或下滑,企业已经不是昔日忙忙碌碌的繁荣景象,经济效益迅速下降。如何才能提高利润,是摆在每个企业面前的问题。有些企业集中力量抓市场,抢占空白市场。但是市场的空白已经越来越少。其实,作为一个优秀的企业应该懂得要内外兼顾,内外兼修。我们不仅要提高市场占有率,同时也要加强企业内部管理,减少成本和资源浪费,实现企业利润的提升。在内部管理中,企业执行流程不畅造成的资源浪费、效率低下等问题都是关系企业发展的重大问题。因此,优化团队执行流程,构建企业的竞争力非常重要。

怎样优化团队执行流程呢?有以下几种方法可供参考。

1.要制定一个统一的标准

标准是伴随着流程的必不可少的模板,没有了标准,流程的可执行力将会很差。因为同一岗位的人对于一个工作流程有不一样的理解。例如,编辑要编一本书,标题和大纲都已经给了,但是如果不确定内容的语言风格和特色,那么有的人会把它写成一本理论性极强的教材;有的人会把它编写成一本生动诙谐的科普读物;还有的人会把它写成一本小说。但出版社只要求有一种,如果作者不清楚出版社的标准,就很容易做错事情,不得不返工,这大大降低了工作效率,减弱了执行力度。

只有制定详细、明晰的岗位工作标准,才能保证团队流程畅通,团队顺利发展。就拿肯德基来说,为什么全世界肯德基的味道都是一样的?那是因为它们的产品都是严格按照同一个标准生产出来的,如果肯德基也像中国饭店一样用大厨做菜的话,那么肯德基就不会走到今天了。为什么这么说呢?因为每个大厨都有自己做菜的标准,所以,制作出来的菜即使用料一样,口味也有区别。并且即使一个大厨做菜非常好,但是一旦这个大厨不在这个饭店了,那么,他带走了手艺,也带走了顾客。这个饭店以后的生意就可能因为大厨的离去而不再兴隆。作为一个企业也是一样,如果依靠一个人的好技术,使企业的产品得以合格或优秀,那么等到这个人走了后,这个企业就不能长久兴旺,这样对于企业来说是致命的。如果制定了各个岗位职责标准,而且每个员工都按照这个标准做事,使岗位工作流程化,那么即使某个岗位上的员工离职了,也不会影响到整个企业的发展。这个标准实际上就是工作和管理经验的积累,也是一个公司的技术、管理、文化在人员流动情况下得以维持和发展的基础。它主要包括操作类(如操作指标书)、评估类(如项目可行性评估)、检查类(需求评审检查表)、记录类(如报告、表单)、计划类(如项目计划)、制度和规定类(如公司的规章制度)。流程规定了做什么,而标准规定了怎么去做,两者缺一不可。

2.统一价值取向

现在的企业一般都是按照职能不同划分部门,这样方便以部门进行管理,不过划分部分也导致了部门间缺乏沟通,给跨部门的流程执行造成了困难。

一些部门负责人认为自己部门内部怎么实施流程、怎么进行流程运转是内部事情,与其他部门或公司无关,并认为流程运转到自己部门时自己做好自己的事情,按照自己的理解来执行就行了。一旦出了问题,要么埋怨上游做得不好,要么说下游没有责任心。总之,自己一点责任都没有。这种想法其实是不可取的,这种想法是只为流程而流程,却没有细究流程的最终目的,没有从整个流程高度把握自己那部分流程工作目的。

各部门的流程执行时目的各不相同,这样就不可能形成跨部门流程工作的统一价值观。其实,对于客户来说,公司就是一个整体,所以,各部门在处理同一个事件的不同流程阶段时应该保持相同的理念和价值。

3.流程要以客户为中心

公司希望有更多的客户来购买我们的产品接受我们的服务,以便维持公司的正常运营和发展。如果产品不好或者服务不到位,少有客户光临,那么公司运营就会受到阻碍,就是在砸自己的牌子。所以说,公司所有的流程运转的目的就是为客户服务。

在企业内部中,流程的上游就是下游的客户,下游就该以上游为中心,尽量满意上游的需求。因为上游是外部客户的代表,代表外部客户的利益,最终也代表了公司的利益所在。因而当我们负责流程运转某个阶段时,要想着怎样让顾客满意,要树立让客户满意的服务意识。

4.把岗位职责制定得越详细越好

流程中会涉及很多岗位,所以在流程执行过程中,可以根据流程对岗位的要求,进一步把岗位职责具体化,并且考虑到职责的协调和安排问题,以便达到流程的目的。

5.考虑到流程运转中的突发事件,做好预防措施和解决问题的心理准备

作为领导者在做好防御措施和解决完突发事件后,就应该归纳总结,把这些意外事件的防御措施和解决方法流程化,以便以后使用,这样就会大大提高以后的生产效率。

6.制定流程监控体系

流程运行起来后,要对流程的运行状况进行监控,尤其是在流程的关键阶段,一定要对其时间、成本、质量、服务等要素进行详细的记录和分析,以便发现问题和解决问题。

公司流程优化和发展要逐步进行,不要指望一夜之间解决所有问题,要知道,一口吃不成胖子,否则会给企业内部造成混乱。

下一章全书完
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